Dirangkum dari milis internal, ditulis ulang dari buku �Sikap Kerja 5S�, Takashi Osada, PPM, 2004

Pastinya sudah banyak yang tau atau pernah dengar dengan istilah ini. Dalam dunia manajemen, 5S lahir pertama kali di Jepang. Dari segi perkembangan manajemen, konsep 5S ini menjadi cikal bakal tumbuhnya konsep Total Qulity Management (TQM), Kaizen, Just-in-time, ISO, dan seterusnya.

Apakah Gerakan 5S itu? 5S adalah seiri (pemilahan), seiton (penataan), seiso (pembersihan), seiketsu (pemantapan), dan shitsuke (pembiasaan). Gerakan 5S merupakan kebulatan tekad untuk mengadakan pemilahan, penataan, pembersihan, memelihara kondisi yang mantap, dan memelihara kebiasaan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik.

5S tidak sulit untuk dipahami, tapi 5S sangat sulit untuk dilaksanakan dengan benar. 5S memerlukan kegigihan, kebulatan tekad, dan memerlukan usaha yang terus menerus. 5S mungkin tidak akan memberikan hasil yang dramatis. Namun 5S membuat pekerjaan lebih mudah. 5S akan mengurangi pemborosan waktu kerja kita. 5S akan membuat kita bangga atas pekerjaan kita. 5S akan meningkatkan produktifitas kerja dan mutu yang lebih baik, sedikit demi sidikit, namun terus menerus.

Seiri = Pemilahan

Umumnya istilah seiri berarti mengatur segala sesuatu, memilah sesuai dengan aturan atau prinsip tertentu. Seiri membedakan antara yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan. Ambil keputusan tegas untuk menerapkan manajemen stratifikasi untuk membuang yang tidak diperlukan itu.

Ada banyak teori tentang cara memilah pekerjaan. Intinya adalah membagi segala sesuatu sesuai urutan kepentingannya. Kemudian siapkan manajemen berdasarkan kelompok prioritas. Buang barang yang kurang diperlukan, sehingga kita dapat berkonsentrasi terhadap barang yang benar-benar penting dan memerlukan perhatian Kita.

Di tempat kerja kita memiliki setumpuk kertas. Kita seringkali berdalih bahwa suatu hari kelak kita akan memburuhkan kertas-kertas itu. Kita menyimpan barang dengan anggapan akan berguna SEANDAINYA diperlukan. Sebenarnya apa yang harus kita lakukan adalah memutuskan dengan tegas bahwa kita harus membedakan antara yang diperlukan dengan yang tidak. Kita harus menerapkan manajemen stratifikasi.

Seiton = Penataan

Seiton berarti menyimpan barang di tempat yang tepat atau dalam tata letak yang benar, sehingga dapat dipergunakan dalam keadaan mendadak. Ini merupakan cara untuk mempersingkat atau menghilangkan waktu untuk melakukan proses pencarian.

Yang diutamakan disini adalah manajemen fungsional dan penghapusan proses pencarian. Jika segala sesuatu disimpan di tempatnya demi mutu dan keamanan, berarti kita memiliki tempat kerja yang rapi.

Pertama: Barang yang tidak kita pergunakan: buang
Kedua : Barang yang tidak kita gunakan, tapi ingin disimpan seandainya diperlukan
Ketiga : Barang yang kita gunakan hanya sewaktu-waktu saja
Keempat: Barang yang kadang-kadang digunakan
Kelima : Barang yang sering kita gunakan.

Penyimpanan harus didasarkan pada seberapa banyak yang kita tangani, dan seberapa cepat kita menemukannya saat diperlukan.

Kita bukan saja harus berpikir tentang efisiensi, tapi juga harus bicara tentang mutu: jangan sampai berkarat, rusak, penyok, berubah bentuk, dan sebagainya. Faktor keamanan juga harus diperhatikan.

Sasaran akhir proses pembenahan adalah untuk memperoleh sebanyak mungkin apa yang anda dinginkan, dimana, dan kapan anda menginginkannya.

Seiso = Pembersihan

Arti dari membersihkan lebih dari sekedar membuat barang bersih. Hal ini lebih merupakan falsafah dan komitmen untuk bertanggung jawab atas segala aspek barang yang Anda pergunakan, dan untuk memastikan semua barang selalu berada dalam kondisi prima. Jangan berpikir bahwa pembersihan pekerjaan yang melelahkan. Sebaliknya, Anda harus memandangnya sebagai suatu bentuk pemeriksaan dan pencegahan.

Dengan meningkatnya kecanggihan produk industri modern, debu, kotoran, bahan asing, bunyi suara mesin yang keras dan masalah lain kemungkinan besar dapat mengakibatkan barang cacat, macet, bahkan kecelakaan kerja. Pembersihan adalah jawabannya. Pembersihan harus dipandang sebagai cara untuk menghilangkan penyebab masalah satu demi satu.

Pada umumnya ada tiga langkah pembersihan yang benar:
1. Tingkat Makro
Membersihkan segala sesuatu dan mencari cara untuk menangani penyebab keseluruhan yang berkaitan dengan keseluruhan gambaran global pekerjaan.

2. Tingkat Individual
Menangani satu tempat kerja tertentu atau satu mesih tertentu.

3. Tingkat Mikro
Membersihkan suku cadang alat bantu kerja tertentu. Penyebab kotoran dicari dan diperbaiki.

Seiketsu = Pemantapan

Pemantapan bisa berarti memelihara keadaan bersih, yang dalam konteks 5S, mencakup pertimbangan seperti warna, bentuk, pakaian, dan sebagainya yang memberikan suasana bersih. Lebih jauh lagi, Seiketsu harus dianggap sebagai pengulangan proses pemilahan (Seiri), penataan (Seiton), dan pembersihan (Seiso), serta sebagai kesadaran dan aktivitas tetap untuk memastikan bahwa siklus 5S dipelihara. Ini berarti melaksanakan aktivitas 5S dengan teratur, sehingga keadaan yang �tidak normal� tampak.

Bagaimana anda dapat memastikan bahwa ketidaknormalan bisa terlihat? Kita semua harus melatih keterampilan untuk menciptakan dan memelihara �kontrol visual�. Dalam pekerjaan kita sehari-hari, kita mempergunakan pikiran untuk mengingat sesuatu dan kelima pancaindera untuk melaksanakan pekerjaan terbaik kita. Yang penting disini adalah mengubah indera yang statis ini menjadi kesadaran yang dinamis dan membuatnya hidup untuk kita.

Untuk memudahkan pekerjaan sehari-hari, kita memerlukan �alat bantu visual� dalam �kontrol visual�. Sebenarnya kita sudah melakukannya. Misalnya sistem penamaan folder/binder untuk file data, penyusunan buku di rak, dll. Prinsip-prinsip alat bantu visual adalah:

1. Mudah dilihat dari jarak jauh
2. Pasang peragaan pada barang yang bersangkutan
3. Usahakan supaya setiap orang dapat mengatakan apa yang benar dan apa yang salah
4. Usahakan supaya setiap orang dapat menggunakannya dengan mudah kapan saja
5. Usahakan supaya setiap orang dapat melakukannya dan mudah membuat koreksi yang diperlukan
6. Usahakan supaya dengan melaksanakannya membuat tempat kerja lebih terang dan lebih teratur

Jika kita melakukan hal diatas, Anda akan menemukan bahwa pekerjaan akan jauh lebih lancar dan hasilnya lebih baik.

Shitsuke = Pembiasaan

Setelah Seiketsu (pemantapan) yang berarti melaksanakan aktivitas 5S dengan teratur, maka Shitsuke (pembiasaan) adalah komitmen masing-masing individu untuk mematuhi peraturan. Tim yang baik bermain dengan menaati peraturan. Di tempat kerja, ketentaraan, maupun di lapangan olahraga, aktivitas tim merupakan aktivitas kooperatif. Setiap orang harus bekerja sama, berpikir bersama, dan bertindak bersama untuk membentuk tim yang kuat. Makin banyak pekerjaan, semakin penting kerja sama diperlukan. Hal ini disebabkan karena kesalahan terkecil sekalipun dapat berakibat fatal. Sistem, Prosedur, dan Peraturan harus ketat dan dipatuhi oleh seluruh anggota tim. Setiap orang harus berhati-hati untuk melakukan pekerjaan masing-masing dengan benar.

Tidak terlalu sulit untuk memiliki kebiasaan untuk melaksanakan apa yang diharapkan dari Anda. Hasil akhirnya adalah �setiap orang bekerja sama memperkuat tim dan memperkuat perusahaan�. Caranya adalah dengan menciptakan tempat kerja yang disiplin, melalui:
1. Biasakan (sistematisasi) perilaku jika Anda yang menginginkan hasil yang terbaik
2. Perbaiki komunikasi dan pelatihan untuk memperoleh mutu yang terjamin
3. Atur supaya orang mengambil bagian, setiap orang melakukan sesuatu, kemudian mengimplementasikannya.
4. Atur segala sesuatu sehingga setiap orang merasa bertanggung jawab atas apa yang mereka kerjakan.

Jika anda mentaati prosedur sederhana ini, ada kemungkinan untuk dapat mengelola dan memelihara sistem yang paling canggih sekalipun dan membuatnya berjalan lancar.

5S di Kantor: Kantor sebagai pabrik Pekerjaan Administrasi

Kantor memerlukan 5S untuk menghilangkan ketidakefisienan, mencegah kesalahan, dan membuat pekerjaan lebih lancar. Masih inget kan, bahwa konsep 5S ini lahir dari manajemen Pabrik? Kantor pada dasarnya sama dengan Pabrik. Keduanya mengambil bahan baku dan membuat produk. Perbedaannya hanyalah pabrik menangani barang, sedangkan kantor menangani informasi.
Hal yang mempersulit pekerjaan kantor adalah terdapat lebih banyak perbedaan individual, yang seolah-olah lebih sulit untuk dilakukan pemantapan, dan sering memberi kesan sulit dimengerti oleh orang luar. Selain itu, ada kebebasan yang luas bagi individu untuk bertindak, sehingga orang lain sukar menggantikan atau membantu.

Pokok-pokok penting dalam aktivitas 5S di kantor adalah:
1. Mengurangi jumlah buku besar, formulir, alat tulis, dan sebagainya agar tidak nampak berserakan.
2. Mengeluarkan semua pekerjaan administrasi, arsip, alat tulis dan sebagainya, dan mencari cara yang lebih baik untuk menyimpan itu semua. Orang harus dapat mengambil barang yang diperlukan dalam waktu 30 detik.
3. Lakukan kampanye �satu terbaik� untuk menyuruh orang menulis catatan tidak lebih dari 1 halaman, menyimpan barang di satu tempat, satu formulir untuk barang, dan satu-satu lainnya.
4. Rubahlah pekerjaan yang dilakukan secara individu menjadi pekerjaan berdasarkan kelompok.
5. Buat tabel kontrol untuk menunjukkan apa rencana, bagaimana seharusnya dilakukan, dan berapa besar kemajuan diperoleh. Lakukan pemantapan dengan membuat manual yang rinci tentang bagaimana harus melakukan setiap langkah.
6. Mempelajari dan memperbaiki alat perkantoran. Pekerjaan administrasi harus diciptakan sesuai dengan pekerjaan, bukan sebaliknya. Cara terbaik untuk menyempurnakan formulir adalah dengan mengurangi jumlah/jenis formulir.
7. Usahakan untuk memperoleh kantor yang bersih dan rapi. Kantor yang bersih dan rapi berarti tidak ada kotoran atau sampah di plafon, lantai, tembok, meja, lemari arsip, atau dimana saja. Pastikan bahwa segala sesuatu berada dalam keadaan rapi dan teratur.

Dengan demikian setiap orang akan mengetahui dimana suatu barang/infomasi disimpan. Informasi lebih mudah diperoleh. Kantor yang rapi memberikan dorongan kepada seseorang untuk menyederhanakan segala sesuatu dan sesegera mungkin menyelesaikan setiap tugas yang muncul. Dan tidak menyimpannya di atas tumpukan surat �untuk dilihat nanti�.